「経費って何がどこまで入るの?」「帳簿はいつから、どうやってつければいいの?」——副業でWebデザインを始めた頃、私自身も同じところでつまずきました。
この記事は、税理士のような専門的な立場からの解説ではなく、あくまで私自身が実際にやってきた帳簿・経費管理のやり方をまとめたものです。制度の細かい条件や、ご自身のケースに当てはまるかどうかは、税務署や税理士に確認しながら進めることをおすすめします。そのうえで、「実際にどうやっているか」の一つの参考にしていただければと思います。
使ってきた帳簿ツールの変遷
私はこれまで、会計ソフトの「freee」を使って帳簿・経費管理をしていました。今は運用を変え、AIに収支の情報を整理してもらいながらExcelで管理する形に切り替えています。
freeeを使っていて便利だったのは、レシート精算の機能です。スマホアプリでレシートを撮影するだけで、内容を読み取って帳簿に反映してくれます。ただし、読み取りが間違っていることもあるため、反映された内容は必ず自分の目で確認するようにしていました。この「自動化+自分での確認」という二段構えは、ツールを変えた今も変わらず大事にしている部分です。
現在のExcel運用では、月ごとの収支レポートと、請求済みだがまだ入金されていない「売掛金」を記載する欄を作っています。これにより、請求書の発送漏れや、入金確認の抜け漏れを防げるようにしています。
経費にしていたもの(私の場合)
副業でWebデザインをするうえで、私が実際に経費として計上してきた主な項目は次のようなものです。あくまで私自身の業務内容に基づくもので、何が経費として認められるかは業種や実態によって異なるため、判断に迷う場合は税理士や税務署に確認してください。
- デザインソフトの利用料(サブスクリプション費用など)
- インターネット回線費用
- 画像素材の購入費用
- 印刷費(サンプル出力や納品物の印刷など)
- 車移動にかかったガソリン代(打ち合わせや撮影などの業務利用分)
また、カメラ機材やパソコンのように長く使う高額なものについては、購入した年に全額を経費にするのではなく、複数年に分けて経費計上する「減価償却」という考え方を使っています。減価償却の対象になるかどうかや、具体的な計算方法は金額や品目によって扱いが変わるため、この点も税理士や国税庁の情報で確認しながら進めるのが安心です。
青色申告にした理由、白色申告でも問題ないこと
個人事業主になった場合(副業でも一定の所得が生じた場合を含む)、原則として毎年、確定申告の手続きが必要になります。確定申告の時期は例年2月16日から3月15日までの期間です(年によって曜日の関係で多少前後することがあるため、正確な日程は国税庁の発表で確認してください)。
確定申告には「青色申告」と「白色申告」があり、青色申告には控除など税制上のメリットがあるとされています。ただし、要件を満たす必要があり、内容も年によって変わることがあるため、詳細は税理士や税務署に確認するのが確実です。
私自身は、副業から一歩踏み出して「フリーランスとしてやっていく」と決めたタイミングで開業届を出し、その覚悟の意味も込めて青色申告を選びました。とはいえ、白色申告でも制度上は問題なく、無理に青色申告にする必要はありません。ご自身の状況や、帳簿づけにかけられる時間に応じて選ぶのがよいと思います。
月次で入力する習慣と、レシート・領収書の整理方法
確定申告は年に1回、1年分の収入と支出をまとめる作業ですが、それを2月・3月になってから一気にやろうとすると、想像以上に大変です。私は毎月、その月の分だけを入力するようにしています。月ごとに区切って処理しておくと、記憶が新しいうちに整理できますし、年度末になって慌てることもありません。
レシートや領収書も、証拠書類として残しておく必要があります。私は月ごとにファイルを分けて、その月のレシート・領収書をまとめて保管するようにしています。「どの月の、何の支出か」がすぐに分かる状態にしておくと、後から見返すときにも困りません。
まとめ
帳簿・経費管理は、確定申告の直前に慌てて片付けるものではなく、日々の小さな積み重ねだと感じています。私自身は、
- レシート精算などの自動化ツールを使いつつ、必ず自分でも確認する
- 経費になりそうな支出は、業務との関連性を意識して記録しておく
- 月ごとに入力・整理する習慣をつける
- 判断に迷う部分は自己判断せず、税理士や税務署に確認する
という形で運用してきました。この記事が、これから副業やフリーランスとして帳簿・経費管理を始める方の、一つの参考になればうれしいです。
確定申告の要否や開業届の手続きについては副業ブログ・Webデザインの確定申告は必要？開業届と初心者がやることチェックリスト、税金の基礎知識についてはWebデザイン副業の確定申告・税金の基礎知識【未経験者向け】でも解説しているので、あわせて読んでみてください。また、経費や料金の「数字」の整理にお悩みの方には、副業Webデザイン、料金も経費も「数字」がまとまらない人へ｜スタートキット全6ツール無料配布もあわせてご覧ください。
※この記事は個人の経験に基づく情報であり、税務に関する専門的な助言(税務相談)を行うものではありません。実際の申告や経費計上にあたっては、必ず税理士または所轄の税務署にご確認ください。
