この記事を読むとわかること
- Web制作の打ち合わせで「聞き忘れ」を防ぐヒアリングシートの使い方
- ヒアリングした内容が、そのままお客様への仕様書になるテンプレートの中身
- 実際の打ち合わせでの使い方の流れ
ヒアリング不足が招く「あるある」失敗
Web制作の案件を受けていると、こんな経験はありませんか。
- デザインを提出したら「思っていたイメージと違う」と言われた
- 制作途中で「実は問い合わせフォームも欲しかった」と追加要望が出てきた
- 見積もりを出した後に、ページ数が増えて手戻りになった
これらは、能力や経験の問題ではなく、最初のヒアリングで聞くべきことが漏れていただけ、というケースがほとんどです。私自身、駆け出しの頃は同じような手戻りを何度も経験しました。
以前、学校法人のWebサイト制作を担当した際、事前のヒアリングが浅かったために、初稿でお出ししたデザインのテイストが先方のイメージと大きく食い違ってしまったことがあります。
「思っていたのと全然違う」というのが第一声で、そこから信頼を取り戻すのに苦労し、想定より工数もかさみました。
納期が迫る中、結局は先方の意向をそのまま反映する形に落ち着き、お互いに高め合うようなデザインには仕上げられずに終わってしまいました。
そこで今回、実際の打ち合わせで使っているヒアリングシートを、無料で配布することにしました。
テンプレートの中身
Excel形式で、3つのシートで構成されています。
① ヒアリングシート
お客様との打ち合わせ時に、上から順に質問していくだけで埋まる構成になっています。
- A. 基本情報(会社名・ご担当者名・連絡先など)
- B. プロジェクトの目的(新規集客・ブランディング・採用強化など、チェック形式)
- C. ターゲットユーザー
- D. サイトの種別・規模
- E. 必要ページ・コンテンツ(トップページ〜プライバシーポリシーまで13項目のチェックリスト)
- F. デザインテイスト(参考サイトURLの記入欄あり)
- G. 既存の資料・素材(ロゴ・写真・原稿の有無)
- H. 機能要件(問い合わせフォーム・予約システム・EC決済など10項目のチェックリスト)
- I. 更新・運用
- J. スケジュール・予算
- K. 競合・参考サイト
- L. その他・自由記述
② 仕様書(自動生成)
ここが今回のテンプレートの一番のポイントです。①のヒアリングシートに入力した内容が、数式で自動的に反映され、お客様に提示できる仕様書の形にまとまります。ヒアリングシートを修正すれば、仕様書側も自動で更新されるので、二重に転記する手間がかかりません。
③ 使い方ガイド
入力のルールや、チェック項目の使い方をまとめています。
実際の使い方の流れ
- 打ち合わせ前に、ヒアリングシートをタブレットやノートPCで開いておく
- A→Lの順に質問しながら、黄色いセルを埋めていく
- 必要ページ・機能要件は、プルダウンから「必要・不要・検討中」を選ぶだけ
- 打ち合わせが終わった時点で、「仕様書」シートがそのまま完成している
- 仕様書シートをPDF化して、お客様に確認用として送付する
打ち合わせしながらその場で埋めていくだけなので、議事録を別途まとめる手間も省けます。
あわせて使うと効果的
以前公開した「案件単価を上げる『提案書・見積書』の作り方」の記事で紹介したテンプレートと組み合わせると、「ヒアリング→仕様書→提案書→見積書」という、案件受注までの一連の流れをこのテンプレートだけでカバーできます。
テンプレートのダウンロード
以下のリンクから無料でダウンロードできます。
テンプレートのダウンロードはこちらから
Excel形式です。Googleスプレッドシートで使いたい方は、Googleドライブにアップロード後「Googleスプレッドシートで開く」で変換してご利用ください。
まとめ
ヒアリング不足による手戻りは、事前の質問リストがあるだけでかなり防げます。テンプレートに沿って質問していくだけで仕様書まで完成するので、特に案件をこなし始めたばかりの方にはおすすめです。ぜひ実際の案件で使ってみてください。
